Anleitungen
Ein Board mit einer externen Person teilen: ohne ungewollt mehr zu zeigen als gewollt
Buchhalter:innen, freie Mitarbeitende, Vertragsdesigner:innen, Finanz-Partner:innen - alles Gründe, ein Board nach außen zu teilen. Fünf Schritte für einen sauberen Ablauf.
Den kleinsten Scope wählen, der die Aufgabe abdeckt
Drei Ebenen in {PRODUCT}: Karte-Sharing (eine Karte, eine URL), Board-Sharing (das ganze Board, mit Rolle), und Konto-Sharing (das ganze Konto - selten richtig für eine externe Person). Standard ist der kleinste Scope. Buchhalterin schaut nur auf erledigte Aufträge? Per-Karte oder eine gefilterte Lese-Ansicht. Freie Person mit drei Karten? Drei Karten-Shares. Subunternehmen, das eine ganze Phase fährt? Board-Sharing mit Lese-Schreib-Recht. Der Reflex ist Board-Sharing, weil es am leichtesten ist; die Disziplin: kleiner starten und nur bei Bedarf erweitern.
Über den Share-Dialog einladen, nicht per Copy-Paste
Board öffnen → Teilen → Mail-Adresse der externen Person eingeben → Rolle wählen → senden. Die Einladung erzeugt einen einmaligen Anmelde-Link, der an die Mail gebunden ist; der Empfänger kann ihn nicht weitergeben. Die URL nicht aus der Adressleiste kopieren und manuell mailen - das umgeht die Empfänger-Bindung und macht aus dem Share einen öffentlichen Link. Der Dialog existiert, um die Bindung zu erzwingen; nutz ihn.
Wo passend, ein Ablaufdatum setzen
Bei projekt-gebundener externer Arbeit (Vertrag einer freien Person über ein Quartal, Buchhalterin zum Jahresabschluss): Share auf das Vertrags-Ende-Datum laufen lassen. {PRODUCT} widerruft automatisch zum Ablauf und benachrichtigt den Empfänger eine Woche vorher. Bei laufenden Partnerschaften (dauerhafte:r Auftragnehmer:in): Ablauf leer lassen, aber dir selbst quartalsweise einen Erinnerung setzen, den Zugriff zu prüfen. Die Prüfung dauert zwei Minuten; sie zwei Jahre liegen lassen, ist wie Lecks entstehen.
Empfänger:innen sagen, was sie erwartet
Eine kurze Nachricht vor der Einladung: "Du bekommst eine Einladung von {PRODUCT}. Du siehst [die X Karten / das ganze Board] mit [Lese- / Lese-Schreib]-Recht bis [Datum]. Das Board läuft in Deutschland; braucht deine Organisation einen AVV, schreib an /sales." Die Nachricht dauert 30 Sekunden und spart 90% der "was ist das?"-Mails der Empfänger:innen.
Zugriff regelmäßig prüfen
Einmal im Quartal: Konto-Einstellungen → Sharing → Prüfung. Die Seite zeigt jeden externen Share, wer ihn hat, welchen Scope, letzte Nutzung. Widerrufe alles, was seine Nützlichkeit überlebt hat - fertige Projekte, abgegangene Auftragnehmer, Buchhalterin nach Engagement-Ende. Die Prüfung dauert zwei Minuten; sie nicht zu machen, ist der Weg, wie fünf Jahre alte Shares leise aktiv bleiben.
Warum das mehr zählt als es aussieht
Ein Produktions-Board mit einer externen Person zu teilen, wirkt wie eine kleine Sache - ein Klick, eine Einladung per Mail. Der Grund, warum dieser Guide existiert: die falsche Einstellung in Minute eins wird zum dauerhaften Leck. Lese-Schreib statt nur lesen, ganzes Board statt einer Karte, kein Ablauf statt 30-Tage-Fenster. Keines davon lässt sich später sauber zurückdrehen. Investier die vier Minuten vorne weg.
Häufige Fragen
Häufig gefragt
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Geschrieben von
Julia Yukovich
Co-Founder + CEO
Julia ist eine der Co-Founder. Sie kümmert sich um Design, Produkt-Richtung und den Großteil der Support-Antworten am Morgen.
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